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「今の業務に合うシステムがほしいが、作るべきか、既製のツールで済ませるべきか分からない」。顧客管理や受発注、在庫、日報など、業務の仕組みを見直す会社から多い相談です。

今は、多くの業務に使えるクラウドサービスがあり、月額の費用で始められます。一方で、自社のやり方に合わせようとすると、既製のツールでは足りない部分も出てきます。

この記事では、既製のツールで済ませるか、自社に合わせて作るかの分かれ目と、判断の順番を説明します。

選び方は3つに分けられる

業務システムの選び方は、既製のツールをそのまま使う、既製のツールを設定と連携で補う、自社に合わせて作る、の3つに分けられます。多くの中小企業では、まず既製のツールで試し、足りない部分を設定と連携で補う形が現実的です。

既製のツールをそのまま使う

会計や給与計算、勤怠管理のように、どの会社でもやり方がほぼ同じ業務は、既製のツールをそのまま使うのが向いています。法律や制度が変わったときも、提供する会社がツールを直してくれます。

たとえば2023年10月にはインボイス制度が始まり、2024年1月からは電子取引のデータ保存が義務になりました。こうした制度への対応を自社で作ったシステムで行おうとすると、そのたびに改修の費用がかかります。

既製のツールを設定と連携で補う

顧客管理や案件管理のように、会社ごとにやり方の違いがある業務は、既製のツールを設定で自社に合わせ、ほかのツールとつないで補う形が向いています。

最近のクラウドサービスの多くは、入力の項目や画面を自分たちで変えられ、ほかのサービスとデータをやり取りする仕組みも用意されています。問い合わせフォームから届いた内容を顧客管理に自動で入れる、受注したら会計のツールに伝える、といったつなぎ方なら、一から作るより早く安く実現できます。

自社に合わせて作る

自社の強みになっている独自のやり方がある業務や、既製のツールではどうしても扱えない業務は、自社に合わせて作ることを考えます。たとえば、独自の見積もりの計算や、取引先ごとに違う受発注の流れなどです。

作る場合は、費用と時間がかかるだけでなく、公開後の修正や制度の変更への対応も自社の負担になります。作るのは、その業務が会社の強みに直結していて、既製のツールに合わせると強みが失われる場合に絞るのがおすすめです。

判断はどの順番で進める？

いきなりツールを比べるのではなく、まず今の業務を書き出します。そのうえで既製のツールで試し、足りない部分を見極めてから、補うか作るかを決めます。

今の業務を書き出す

最初に、今の業務の流れを書き出します。誰が、いつ、何を見て、何を入力し、誰に渡しているか。紙やExcel、メール、電話でのやり取りも含めて書き出すと、システムで変えたいところと、変えなくてよいところが分かれます。

このとき、「今のやり方をそのままシステムにする」前提で考えないことが大切です。昔からの習慣で続いているだけの作業は、システムを入れるのに合わせてなくせることがあります。

既製のツールで試す

次に、候補になる既製のツールを無料の試用期間などで実際に使ってみます。書き出した業務のうち、どこまでがそのまま回るかを確かめます。

試すときは、実際にその業務を担当している人に触ってもらいます。画面の見やすさや入力のしやすさは、資料を読むだけでは分からないからです。

足りない部分を見極める

既製のツールで回らない部分が出てきたら、それが本当に必要かを考えます。「今までそうしていたから」という理由だけなら、業務のほうを既製のツールに合わせたほうが、長い目で見て負担が少なくなることもあります。

そのうえで、どうしても必要な部分は、設定や連携で補えるか、作る必要があるかを判断します。

作ると決めたら決めること

作ると決めたら、契約の前に作る範囲と、公開後に誰が直すかを決めます。範囲があいまいなまま作り始めると、途中で追加や変更が重なり、費用と時間が膨らみます。

決めること	見るポイント
作る範囲	最初に作る機能と、あとで足す機能を分けておく
契約の形	完成した成果物に対して払う請負か、作業の時間に対して払う準委任か
公開後の保守	不具合の修正や、制度変更への対応をどこが行い、費用はどうなるか
データの持ち出し	システムを替えるときに、自社のデータを取り出せるか

契約の形は、作るものがはっきり決まっているなら請負、作りながら中身を決めていくなら準委任が合っています。情報処理推進機構（IPA）は、システム開発の契約で決めておくべき点をまとめた「情報システム・モデル取引・契約書」を公開しています。初めて発注するときは、こうした資料で契約の項目を一度確かめておくと安心です。

まとめ

• 業務システムは「そのまま使う」「設定と連携で補う」「作る」の3つに分けて考える
• 今の業務を書き出し、既製のツールで試してから、足りない部分だけを補う
• 作ると決めたら、作る範囲と契約の形、公開後に誰が直すかを先に決める