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「生成AIを使ったほうがいいのは分かるが、何から始めればいいか分からない」。経営者や担当者から、こうした相談が増えています。

ChatGPTやGemini、Claudeといった生成AIのサービスは、文章の下書きや要約、調べものなど、事務の仕事の多くで役に立ちます。一方で、使い方を決めないまま社員がそれぞれ使い始めると、入れてはいけない情報を入れてしまったり、誤った内容をそのまま社外に出してしまったりするおそれがあります。

この記事では、中小企業が生成AIを業務に取り入れるときに、最初にどの業務を選ぶか、どんなルールを決めるか、どう広げていくかを順番に説明します。

最初に選ぶのはどんな業務？

最初に選ぶのは、生成AIが間違えても人が気づける業務です。文章の下書き、長い資料の要約、言い回しの書き換えのように、仕上げを人が行う業務から始めます。

生成AIは、もっともらしいが事実と違う内容を出すことがあります。そのため、出てきた内容が正しいかを判断できる人がいる業務ほど、安心して任せられます。

• 任せやすい業務は、社内向けの文章の下書き、会議メモの要約、メールの言い回しの書き換え、アイデアの書き出しなど
• 人が確かめれば使える業務は、お客様に出す文章、調べものの下調べ、表の集計の補助など
• 任せない業務は、契約や採用などの最終判断、事実の確認が取れない数字や法律の説明など

最初の1つを選ぶときは、毎週くり返していて時間がかかっている業務を探すのがおすすめです。くり返す業務ほど、生成AIに頼む文面を使い回せるので効果が出やすく、時間がどれだけ減ったかも測りやすくなります。

入れてはいけない情報と社内ルール

生成AIを使い始める前に、使うツールと、入れてよい情報・入れてはいけない情報を決めておきます。ルールは細かい規程である必要はありません。1枚にまとまる程度で十分です。

個人情報保護委員会は2023年6月に、生成AIサービスの利用について注意喚起を出しています。事業者が個人情報を含む内容を入力する場合は、利用目的の範囲内かを確かめること、入力した情報がAIの学習に使われないかをサービス側の条件で確かめることなどが求められています。

社内ルールで最低限決めておきたいのは次の点です。

決めること	例
使ってよいツール	会社で契約したサービスだけを使う。個人のアカウントで業務の情報を扱わない
入れてはいけない情報	お客様の個人情報、取引先から預かった資料、公開前の社内の数字
社外に出す前の確認	生成AIが書いた文章は、事実と数字を人が確かめてから出す
困ったときの相談先	判断に迷ったら誰に聞くか

ツールを選ぶときは、入力した内容がAIの学習に使われない設定にできるかを確かめます。多くのサービスでは、法人向けのプランや管理者の設定で、学習に使わない形にできます。

生成AIで作った文章や画像の扱いは、著作権の面でも注意が必要です。文化庁は「AIと著作権」のページで、生成AIで作ったものが既存の作品に似ていて、その作品をもとにしたと認められる場合は、著作権の侵害になりうるという考え方を示しています。社外に出す画像や文章は、既存の作品に似すぎていないかを人が確かめてください。

国の考え方をまとめたものとしては、総務省と経済産業省の「AI事業者ガイドライン」があります。AIを使う事業者が気をつける点が整理されているので、ルールをつくるときの参考になります。

小さく試して広げる

全社で一斉に始めるより、1つの業務、少人数で試してから広げます。試すときは、使う前と後でかかった時間を測っておくと、広げるかどうかを判断できます。

試す期間は1か月ほどが目安です。その間に、うまくいった頼み方の文面を集めておきます。ほかの人が同じ業務で使い始めるときに、その文面がそのまま手引きになります。

うまくいかなかった業務も記録しておきます。「出てきた内容を直す手間のほうが大きかった」という結果も、次に選ぶ業務を決める材料になります。

社員が使えるようになるには？

使い方の研修よりも、自分の業務で使ってみる時間を取るほうが定着します。最初に試した人が、同じ部署の人に自分の業務での使い方を見せると広がりやすくなります。

使っている人と使っていない人の差が大きくなったときは、使っていない人の業務を一緒に見て、生成AIが役立つ場面がないかを探します。全員が同じように使う必要はありません。業務によっては、ほとんど使わないままでよい場合もあります。

まとめ

• 最初は下書きや要約のように、間違いに人が気づける業務から始める
• 使うツールと、入れてはいけない情報、社外に出す前の確認を1枚のルールにまとめる
• 1つの業務で時間を測って効果を確かめ、うまくいった頼み方の文面を手引きにして広げる

社内ルールのたたき台がほしい方は、私たちが運営するメディアで公開している「生成AIの社内利用ルール雛形」をお使いください。記事の制作で人が受け持つ工程は「AIライティングで品質をどう守る？人が受け持つ工程と制作ルールの実例」で紹介しています。